1. Giới thiệu về mail xin nghỉ phép
Bạn có bao giờ gửi mail nghỉ phép trước khi đi nghỉ không? Hoặc bạn nghĩ rằng chỉ cần gọi điện và thông báo cho sếp về việc nghỉ là đủ? Thực tế cho thấy việc gửi mail xin nghỉ phép là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng và tránh những nhiễu loạn trong công việc.
Gửi mail nghỉ phép sớm để người quản lý và đồng nghiệp có thể sắp xếp công việc và tránh bất tiện trong quá trình nghỉ của bạn. Một bức mail xin nghỉ phép hoàn hảo cũng giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc của mình đồng thời tôn trọng người đứng đầu và đồng nghiệp của mình.
Bằng cách tuân theo những quy tắc cơ bản, bạn có thể viết một bức mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp và hoàn hảo, giúp bạn đạt được mục tiêu nghỉ phép của mình một cách dễ dàng và thuận tiện. Hãy cùng tìm hiểu những tip viết mail xin nghỉ phép hoàn hảo trong những phần tiếp theo của bài viết.
2. Nội dung trong mail xin nghỉ phép
Thông tin về lý do nghỉ, thời gian nghỉ và thời gian trở lại
Đầu tiên, bạn cần cung cấp chi tiết về thời gian nghỉ phép của bạn, bao gồm cả ngày bắt đầu và kết thúc. Ngoài ra, bạn cũng nên cho biết lý do của việc nghỉ phép của mình, như lý do cá nhân, sức khỏe, hội họp hay các sự kiện quan trọng. Đảm bảo rằng thông tin của bạn được trình bày một cách rõ ràng và thuyết phục.
Xin phép người đứng đầu về việc nghỉ phép
Trong bức mail xin nghỉ phép của bạn, đừng quên đề cập đến việc xin phép với người đứng đầu hay người quản lý của bạn. Hãy lịch sự và trân trọng khi đưa ra yêu cầu nghỉ phép của mình, nhưng không cần phải quá chú ý đến phụ thuộc. Đây cũng là cơ hội để bạn đề cập đến điều gì mà bạn đã chuẩn bị cho công việc của mình trước khi nghỉ.
Thông báo cho đồng nghiệp và khách hàng nếu cần thiết
Nếu bạn làm việc trong môi trường nào đó, bao gồm việc liên hệ với khách hàng, bạn cũng nên thông báo về việc nghỉ phép của mình cho đồng nghiệp hoặc những người liên quan đến công việc của bạn. Gửi mail hoặc thông báo trên các kênh thông tin khác nhau để đảm bảo mọi người trong công ty của bạn đều biết về việc nghỉ của bạn.
Gợi ý viết đối tượng dành cho bức mail
Cuối cùng, bạn nên xác định đối tượng mà bức mail nghỉ phép của bạn sẽ được gửi đến. Bạn có thể chọn gửi cho toàn bộ nhân viên công ty, một nhóm nhân viên cụ thể, hoặc chỉ gửi cho người đứng đầu của bạn. Nếu cần thiết, bạn có thể đưa ra các hướng dẫn cụ thể về việc gửi và phân phát mail nghỉ phép của bạn cho đúng đối tượng.
3. Cách chọn từ ngữ phù hợp trong bức mail
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và chuẩn mực
Khi viết bức mail xin nghỉ phép, chúng ta cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và chuẩn mực. Việc sử dụng từ ngữ đúng mực sẽ giúp tôn trọng người đọc và đặt ra một tác động tích cực trong bài viết của bạn. Một số cách phổ biến để sử dụng ngôn từ phù hợp trong bức mail xin nghỉ phép bao gồm:
- Sử dụng từ ngữ lịch sự: Kính gửi/ban lãnh đạo công ty, Em xin được phép nghỉ phép…
- Sử dụng từ ngữ trang trọng: Trân trọng thông báo, Thành thật xin lỗi, Nguyện được được phép…
- Sử dụng từ ngữ chuẩn mực: Với trách nhiệm của một nhân viên, Em xin được đăng ký nghỉ phép, Em rất mong nhận được sự đồng ý từ Ban lãnh đạo công ty…
Việc sử dụng từ ngữ phù hợp không chỉ giúp cho email xin nghỉ phép của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp bạn giữ được hình ảnh của mình trước sếp và đồng nghiệp.
Tránh những từ ngữ thiếu tôn trọng và làm mất uy tín
Bên cạnh việc sử dụng từ ngữ phù hợp, chúng ta cần tránh sử dụng những từ ngữ thiếu tôn trọng và làm mất uy tín trong bức mail xin nghỉ phép. Việc sử dụng các từ ngữ tiêu cực như “mong đợi”, “buồn”, “cần thiết”, “không thể” sẽ làm cho bức mail trở nên khó hiểu và mất tính cầu kỳ.
Chúng ta cần phải sử dụng những từ ngữ đúng mực và tránh sử dụng những câu nói mang tính phán xét hoặc khiêu khích như: Họ nên phải, Tôi sẽ nghỉ không cần lý do, hoặc bất kỳ cách nói đầy thách thức nào khác. Bằng cách tránh những từ ngữ thiếu tôn trọng, bạn sẽ giúp cho bức mail xin nghỉ phép của mình trở nên thực sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
4. Các lưu ý khi viết mail xin nghỉ phép
Viết trên văn bản chính thức, sử dụng quy tắc khoa học
Khi viết mail xin nghỉ phép, đảm bảo rằng bạn sử dụng một phong cách văn bản chuyên nghiệp, trang trọng và lịch sự. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ chính xác và không sử dụng danh từ hoặc động từ không chính xác hoặc khó hiểu.
Hơn nữa, bạn phải tuân theo các quy tắc về văn hóa viết trong công việc, sử dụng quy tắc khoa học, chính tả và ngữ pháp đúng. Không sử dụng ngôn ngữ lôi thô hoặc ngôn từ ngữ cảm xúc trong mail, đặc biệt là khi nó liên quan đến người đứng đầu hoặc đồng nghiệp của bạn.
Gửi mail trước thời gian nghỉ phép ít nhất 1-2 tuần để người đứng đầu có thể sắp xếp công việc
Để đảm bảo người đứng đầu và đồng nghiệp của bạn có thời gian sắp xếp công việc, bạn nên gửi bức mail xin nghỉ phép trước thời gian nghỉ ít nhất một hoặc hai tuần. Điều này sẽ giúp họ có đủ thời gian để lên kế hoạch và chuẩn bị cho thời gian nghỉ của bạn, giúp mọi việc trở nên suôn sẻ và dễ dàng hơn.
Đảm bảo tình hình công việc được chuyền đạt cho đồng nghiệp để tránh hậu quả không đáng có
Trong mail xin nghỉ phép, bạn cần phải đảm bảo rằng tình hình công việc của mình được truyền đạt cho đồng nghiệp của mình. Điều này giúp họ sẵn sàng đối mặt với những thay đổi và tránh gây ra bất kỳ hậu quả không đáng có nào trong quá trình nghỉ của bạn. Bạn nên đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và thông tin quan trọng liên quan đến công việc của bạn đều được chuyển giao đến đồng nghiệp để tránh tình trạng mất đồng đội khi nghỉ phép.
5. Các mẫu mail xin nghỉ phép tiêu biểu
Khi viết mail xin nghỉ phép, một trong những vấn đề quan trọng nhất là chọn loại đối tượng phù hợp với tình huống của bạn. Dưới đây là một số mẫu mail xin nghỉ phép tiêu biểu giúp bạn có thể tham khảo và áp dụng cho tình huống của mình:
Người mới vào công ty
Chào ngài/ông/bà __,
Tôi là ___ được nhận vào công ty của ngài/ông/bà __ vào ngày //____. Nhân viên mới không thể tránh khỏi các vấn đề sức khỏe và gia đình đột xuất, và trong trường hợp đó, tôi muốn xin phép nghỉ phép.
Tôi sẽ bắt đầu nghỉ từ ngày //__ và dự kiến trở lại công việc vào ngày //__. Xin được sự thông cảm và ủng hộ của ngài/ông/bà trong quá trình nghỉ phép của tô
Trân trọng,
Nhân viên cần nghỉ phép dài hạn
Kính gửi ngài/ông/bà __,
Tôi viết thư này để xin phép nghỉ phép dài hạn bắt đầu từ ngày //__ và dự kiến trở lại vào ngày //__. Tình hình của tôi yêu cầu tôi phải ra ngoài để chăm sóc gia đình trong một vài tuần.
Tôi đã sắp xếp để công việc của tôi được chuyền đạt cho đồng nghiệp của tôi trước khi tôi đi và sẽ sẵn sàng giúp đỡ nếu có bất kì vấn đề gì phát sinh trong thời gian của tôi đang nghỉ phép.
Tôi cám ơn vì đã nghe yêu cầu của tôi và mong nhận được sự ủng hộ từ ngài/ông/bà.
Trân trọng,
Nhân viên cần nghỉ phép ngắn hạn
Kính gửi ngài/ông/bà __,
Tôi viết thư này để xin phép nghỉ phép ngắn hạn từ ngày //__ đến ngày //__. Tôi xin lỗi vì sự bất tiện mà tôi gây ra. Tình huống đột xuất đã xảy ra trong gia đình và tôi cần phải trở về quê nhà để giải quyết.
Tôi sẽ sắp xếp lại công việc của tôi trước khi đi để đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc của đồng nghiệp. Tôi cảm ơn vì sự hiểu biết và sẵn lòng giúp đỡ của ngài/ông/bà trong thời gian khó khăn này.
Trân trọng,
Nhân viên muốn nghỉ phép cộng với ngày lễ
Kính gửi ngài/ông/bà __,
Tôi muốn xin phép nghỉ phép vào ngày // để kết hợp với ngày nghỉ lễ __. Do đó, tôi xin phép nghỉ phép từ ngày //__ đến ngày //__. Tôi đã sắp xếp công việc của tôi trước khi đi để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Tôi cảm ơn vì sự hiểu biết và sẵn lòng giúp đỡ của ngài/ông/bà trong thời gian này.
Trân trọng,
Kết luận
Viết mail xin nghỉ phép không phải là việc dễ dàng, nhưng bằng cách tuân thủ các quy tắc cơ bản và chú ý đến chi tiết, chúng ta có thể viết được bức mail xin nghỉ phép hoàn hảo và chuẩn mực.
Nhớ rằng việc viết mail xin nghỉ phép tốt cũng đồng nghĩa với việc tôn trọng người đứng đầu và đồng nghiệp của mình. Điều quan trọng là phải viết một bức mail nghỉ phép đúng chuẩn và tính chuyên nghiệp để mọi người xác nhận và chỉ đạo công việc của bạn trong quá trình nghỉ.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách viết mail xin nghỉ phép, đồng thời giúp bạn tự tin hơn trong quá trình nghỉ phép một cách thuận tiện và dễ dàng.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc bình luận nào, hãy để lại phía dưới và chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tất cả những câu hỏi đó. Chúc may mắn và thành công với bức mail xin nghỉ phép của bạn!