Phần mềm quản lý tài liệu là gì? Tại sao doanh nghiệp cần nó?

quản lý tài liệu

Các tổ chức – bất kể ngành nghề nào – xử lý một lượng lớn tài liệu ở cả dạng kỹ thuật số và giấy tờ. Trên thực tế, trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng 10,000 tờ giấy, hàng năm. Áp dụng thống kê này cho một tổ chức gồm 100 hoặc thậm chí 500 nhân viên và bạn nhanh chóng bắt đầu đánh giá cao khối lượng tài liệu di chuyển qua các tổ chức.

Các tổ chức này thường hoạt động tốt nhất khi họ có thể sử dụng các quy trình tự động để xử lý tài liệu với tốc độ, chính xác và không gặp rắc rối từ các quy trình làm việc thủ công cồng kềnh hoặc khó định vị thông tin.

Rất có thể tổ chức của bạn không khác. Doanh nghiệp bạn có thể nhận ra sự kém hiệu quả của việc quản lý tất cả các tài liệu và các quy trình quản lý thủ công tẻ nhạt đang ảnh hưởng đến năng suất của đội ngũ. Bạn tin rằng phải có một cách tốt hơn. Nếu bạn chưa xem xét quản lý tài liệu cho doanh nghiệp của mình – hoặc bạn đang muốn tận dụng tối đa các giải pháp quản lý tài liệu cho công ty của mình – hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu thêm về công nghệ này ngay hôm nay.

1. Phần mềm quản lý tài liệu là gì?

Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp kỹ thuật số giúp các tổ chức xử lý, chụp, lưu trữ, quản lý và theo dõi tài liệu. Bằng cách quản lý chặt chẽ thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp, bạn có thể phát triển các quy trình bắt đầu, thực hiện và hoàn thành một cách ổn định, có thể dự đoán được, có thể đo lường được. Hầu như không thể thiết kế và thực hiện các quy trình kinh doanh đáng tin cậy và quy trình làm việc kỹ thuật số nếu không có phần mềm quản lý tài liệu đầy đủ tính năng.

Một số thành phần của phần mềm quản lý tài liệu bao gồm:

  1. Kho lưu trữ tài liệu: Đây là nơi các tài liệu và dữ liệu liên quan được lưu trữ. Tùy thuộc vào cách bạn chọn thiết lập hệ thống quản lý tài liệu của mình, kho lưu trữ có thể nằm trên đám mây hoặc tại chỗ. Các tùy chọn đám mây thường có khả năng mở rộng hơn và ít tốn kém hơn, mặc dù các yêu cầu tuân thủ quy định của một số ngành có thể bắt buộc tài liệu phải được lưu trữ trên các máy chủ nội bộ.
  2. Trình xem tài liệu: Đây là một trong những thành phần chính của giao diện người dùng. Đó là nơi mọi người có thể xem tài liệu và hình ảnh trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất có thể hiển thị các bản vẽ PDF, JPG, TIF, CAD và các phiên bản hình ảnh khác cũng như hiển thị các tài liệu điện tử ở định dạng gốc của chúng.
  3. Công cụ quy trình làm việc: Các công cụ quy trình làm việc định tuyến tài liệu đến các nhân viên hoặc nhóm trong công ty của bạn hoặc cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh bên ngoài công ty. Các phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cung cấp các tùy chọn để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
  4. Lập chỉ mục cho tìm kiếm mạnh mẽ: Dữ liệu chỉ mục phân loại tài liệu và xác định các loại tài liệu. Lập chỉ mục cho phép bạn di chuyển tài liệu thông qua các quy trình công việc thích hợp và tìm thấy chúng sau này. Ví dụ: bạn có thể cần tìm một hóa đơn được gửi cho ông Smith vào tháng 2020 năm XNUMX. Nếu tài liệu được lập chỉ mục theo loại, số tài khoản và ngày, bạn có thể tìm kiếm tất cả các chứng từ hóa đơn từ ngày 1 tháng 31 đến ngày XNUMX tháng XNUMX năm đó có chứa số tài khoản của ông Smith.
  5. Khả năng OCR (OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học): Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể được sử dụng bởi phần mềm kinh doanh. Ví dụ: một công cụ OCR có thể lấy tất cả thông tin thích hợp từ sơ yếu lý lịch và tải nó vào hệ thống theo dõi ứng viên.
  6. Công cụ tìm kiếm: Công cụ tìm kiếm cho phép nhân viên của bạn thu hẹp kết quả để tìm tài liệu họ cần. Tùy thuộc vào tiêu chí của bạn và cách phần mềm của bạn được thiết lập, bạn có thể tìm kiếm theo loại tài liệu, giá trị chỉ mục, từ khóa và văn bản đầy đủ.
  7. Tùy chọn tích hợp: Các tùy chọn tích hợp cho phép bạn sử dụng hệ thống quản lý tài liệu của mình kết hợp với phần mềm kế toán, ERP hoặc các giải pháp khác. Ví dụ, DocuWare đã tích hợp với hơn 500 ứng dụng, bao gồm QuickBooks, SAGE, Outlook và SAP.

2. Phần mềm quản lý tài liệu trên đám mây

Nhiều công ty đang chuyển đổi từ các hệ thống tại chỗ cũ hơn sang phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây. Sự chuyển đổi này sẽ chỉ tiếp tục. Sự “linh hoạt” của đám mây đang thúc đẩy xu hướng này. So với các hệ thống tại chỗ yêu cầu triển khai, nâng cấp và bảo trì thường xuyên, phần mềm đám mây triển khai nhanh chóng và yêu cầu hỗ trợ CNTT nội bộ tối thiểu.

“Sự linh hoạt” này cung cấp nhiều lợi ích khác bao gồm khả năng mở rộng quy mô dễ dàng khi doanh nghiệp của bạn phát triển và hoạt động linh hoạt tốt hơn. Kết quả? Cải thiện hiệu quả, năng suất và sự nhanh nhẹn — tất cả đều giúp bạn thiết lập một tốc độ mới cho doanh nghiệp.

3. Chi phí của phần mềm quản lý tài liệu đám mây thấp hơn so với máy chủ tại chỗ

Phần mềm đám mây thường có sẵn dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Nhưng nó không có chi phí giấy phép trả trước và hỗ trợ, và bảo trì được tích hợp sẵn.

Phần mềm tại chỗ yêu cầu đầu tư trả trước lớn vào giấy phép phần mềm, cộng với chi phí ứng dụng, hỗ trợ CNTT và phần cứng.

Tính đến phí hỗ trợ và bảo trì hàng năm và chu kỳ ba năm điển hình cho phần cứng mới, tổng chi phí của đám mây thấp hơn so với triển khai tại chỗ tương đương. Đăng ký dịch vụ đang hoạt động, không phải chi phí vốn và chỉ được mua vì công ty cần chúng cho phép lập kế hoạch ngân sách có thể dự đoán được.

4. Giải thích khái niệm trong quản lý tài liệu

Trước khi bạn bắt đầu mua phần mềm quản lý tài liệu, hãy tìm hiểu về một số thuật ngữ phổ biến khác mà bạn có thể gặp phải.

  1. Chụp tài liệu: Chụp đề cập đến quá trình đưa tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu của bạn. Điều này được thực hiện theo nhiều cách, bao gồm quét, nhập, gửi email, chụp fax trực tiếp và nhập dữ liệu vào các hình thức điện tử.
  2. Hình ảnh tài liệu: Hình ảnh tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy hoặc tệp sang tài liệu kỹ thuật số. Thông thường, điều này được thực hiện thông qua các quy trình quét, chuyển đổi các tài liệu giấy đó sang PDF, JPG, TIF hoặc các loại hình ảnh khác.
  3. Loại tài liệu: Loại tài liệu là loại bao quát mà bạn đã thiết lập, chẳng hạn như “hóa đơn”, “email khách hàng” hoặc thậm chí “bán hàng” hoặc “dịch vụ khách hàng”.
  4. Lập chỉ mục (Indexing): Sắp xếp tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu bằng cách cho phép bạn áp dụng bất kỳ dữ liệu nhận dạng nào, như tên nhà cung cấp hoặc khách hàng, ngày, số tiền và danh mục hoặc chỉ định các thuật ngữ rộng hơn, chẳng hạn như “hóa đơn”, “thư”, “bán hàng” hoặc “dịch vụ khách hàng”. Thuật ngữ chỉ mục xác định nội dung của tài liệu. Các công ty nên thiết lập các quy tắc lập chỉ mục để tất cả nhân viên sử dụng cùng một quy trình; bạn cũng có thể tự động lập chỉ mục bằng phần mềm Lập chỉ mục thông minh sử dụng máy học để xác định ngay lập tức thông tin có giá trị nhất trên tài liệu và chuyển đổi nó thành dữ liệu có cấu trúc cao, có thể sử dụng được
  5. Kiểm soát phiên bản: Kiểm soát phiên bản là quá trình ghi lại các thay đổi đối với tài liệu. Nếu ai đó thực hiện thay đổi đối với tài liệu trong hệ thống của bạn, kiểm soát phiên bản cho phép bạn truy cập các phiên bản trước và xem khi nào thay đổi được thực hiện và bởi ai.
  6. Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử được chụp kỹ thuật số và gắn vào tài liệu. Trong một số trường hợp, đó là phiên bản kỹ thuật số của chữ ký viết tay được ký trên màn hình cảm ứng bằng bút stylus hoặc ngón tay. Trong các trường hợp khác, có một khóa được mã hóa mà chỉ người ký được chỉ định mới có quyền truy cập để đảm bảo rằng chữ ký là xác thực.
Xem thêm:  Khi nào dùng sin cos tan cot: Tập tính hàm số và ứng dụng thực tế

7 lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu tốt mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng tốt hơn, nâng cao tinh thần của nhân viên và tuân thủ dễ dàng hơn các quy định của liên bang, tiểu bang và ngành. Kiểm tra bảy lợi ích chính của hệ thống quản lý tài liệu bên dưới hoặc qua các nghiên cứu điển hình của DocuWare để biết chi tiết cụ thể về cách các tổ chức khác nhau đã sử dụng quản lý tài liệu để tạo ra tác động tích cực.

1. Giảm sự phụ thuộc vào lưu trữ giấy

Triển khai phần mềm quản lý tài liệu là bước quan trọng nhất trong việc tạo ra một văn phòng không giấy và loại bỏ chi phí, sự không an toàn và kém hiệu quả của giấy.

Một số lý do cho những khoản tiết kiệm này bao gồm:

  • Giảm nhu cầu dung lượng cho kho lưu trữ tài liệu của bạn: Khi bạn chuyển sang kỹ thuật số, bạn đi từ phòng hồ sơ đầy giấy đến ít hoặc không cần không gian lưu trữ tài liệu trong văn phòng của bạn.
  • Chi phí lưu trữ thấp hơn: Tài liệu lưu trữ giấy mà bạn phải giữ vì sự tuân thủ hoặc các lý do khác khiến bạn mất tiền nếu họ đang ngồi trong một nhà kho ngoài tầm với. Lưu trữ kỹ thuật số có thể truy cập ngay lập tức và rẻ hơn đáng kể để duy trì.
  • Chi phí giấy tờ: Khi bạn giao dịch trên giấy, nhân viên có thể liên tục in hoặc sao chép tài liệu để hoàn thành công việc. Khi bạn giao dịch kỹ thuật số, nhu cầu in ấn sẽ giảm đáng kể.
  • Chi phí lao động: Với hệ thống quản lý tài liệu, nhân viên có thể nhanh chóng lấy thông tin họ cần. Không ai phải yêu cầu một tập tin hoặc đi bộ xuống hành lang đến phòng hồ sơ để bắt đầu tìm kiếm. Do sự gia tăng hiệu quả này, thường không cần phải thêm nhân viên khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

2. Dễ dàng truy cập vào các tài liệu theo yêu cầu

Truy cập vào các tài liệu theo yêu cầu không chỉ cắt giảm chi phí lao động của bạn. Nó có thể cải thiện tinh thần của nhân viên, giảm sai sót và thông tin sai lệch, và tăng đáng kể sự hài lòng của khách hàng.

Với hệ thống quản lý tài liệu phù hợp, nhân viên có thể nhanh chóng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm, cho dù họ đang thực hiện một dự án nghiên cứu, chăm sóc bệnh nhân hay qua điện thoại với khách hàng về một đơn đặt hàng.

3. Cải thiện sự tuân thủ

Dễ dàng truy cập vào các tài liệu – và mọi thứ đi kèm với nó – giúp bạn tuân thủ các yêu cầu tuân thủ quy định. Dưới đây chỉ là một số cơ hội để tuân thủ tốt hơn xuất hiện khi bạn đầu tư vào phần mềm quản lý tài liệu:

  • Quản lý tài liệu tốt hơn: Khi các thành viên trong nhóm, khách hàng, kiểm toán viên và những người khác được ủy quyền có quyền truy cập vào toàn bộ câu chuyện về giao dịch hoặc tài khoản, việc chứng minh sự tuân thủ hoặc tìm ra nơi bạn không cẩn thận sẽ dễ dàng hơn, vì vậy bạn có thể giải quyết những khoảng trống này trong tương lai.
  • Phân quyền truy cập: Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho phép bạn kiểm soát ai có quyền truy cập vào tệp và thậm chí tạo nhật ký kiểm tra. Điều này giúp bạn đảm bảo thông tin an toàn thực sự có sẵn trên cơ sở cần biết hoặc bảo mật.
  • Kiểm soát phiên bản: Kiểm soát phiên bản cho phép bạn xem ai đã thay đổi tài liệu và thời điểm họ đã làm điều đó. Bạn có thể xem cách thức và thời điểm tài liệu được thêm, di chuyển hoặc xóa, giúp đảm bảo hồ sơ của bạn là chính xác và tuân thủ.

4. Tăng cường tính cộng tác với đồng nghiệp và khách hàng

Hệ thống quản lý tài liệu hỗ trợ đầy đủ một môi trường hợp tác, cho dù nhân viên đang làm việc trong văn phòng, từ xa hay khi đang di chuyển. Với một phần ba nhân viên văn phòng nói rằng họ có thể sẽ nghỉ việc nếu công việc từ xa bị ngừng 100% sau đại dịch, các hệ thống đảm bảo sự hợp tác mà không yêu cầu mọi người ở trong cùng một không gian là rất quan trọng.

Dưới đây chỉ là một số cách mà phần mềm quản lý tài liệu hỗ trợ cộng tác:

  • Mọi người có thể xem tài liệu cùng một lúc. Điều này giúp đồng nghiệp thảo luận về các dự án, vấn đề tài khoản và các chủ đề khác theo cách hiệu quả nhất cho dù họ đang làm như vậy qua điện thoại, thông qua hội nghị truyền hình hay trên trò chuyện.
  • Khách hàng và đối tác kinh doanh có thể xem tài liệu trên cơ sở được phép. Bạn có thể thiết lập quyền truy nhập hạn chế cho người dùng bên ngoài để họ có thể đóng góp cho một dự án hoặc theo dõi những gì đang diễn ra. Điều này hỗ trợ giao tiếp và minh bạch, cả hai đều rất tốt cho sự hài lòng của khách hàng.

5. Các tùy chọn để tự động hóa để cải thiện quy trình làm việc

Các tùy chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất bao gồm tự động hóa. Cho dù đó là quét và lập chỉ mục tự động hay khả năng định tuyến tài liệu bằng quy trình làm việc theo các quy tắc đặt trước, các giải pháp này sẽ tăng tốc các quy trình phổ biến và thực hiện các tác vụ thủ công tẻ nhạt từ vai nhân viên của bạn. Ví dụ: với DocuWare, bạn có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh phổ biến bao gồm phê duyệt hóa đơn, giới thiệu nhân viên và lưu giữ hồ sơ.

6. Đảm bảo công việc không bị trì hoãn

Nếu bạn chọn phần mềm quản lý tài liệu dựa trên đám mây, sự an tâm mà bạn có được có thể là rất lớn. Các nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu hàng đầu sử dụng lưu trữ dữ liệu dự phòng để đảm bảo quá trình khôi phục thảm họa nhanh chóng và đầy đủ. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn bị ảnh hưởng bởi bão, hỏa hoạn hoặc các thảm họa thiên nhiên khác, tài liệu của bạn sẽ được an toàn và có thể truy cập ngay lập tức.

7. Bảo mật dữ liệu tổng thể tốt hơn

Khi bạn đầu tư vào lưu trữ tài liệu an toàn, bạn sẽ cung cấp dữ liệu sẵn dùng hơn cho tất cả những người nên có quyền truy cập vào dữ liệu đó đồng thời giảm khả năng ai đó không nhìn thấy tài liệu của bạn.

Phần mềm DocuWare – Phần mềm quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc.

Ricoh hiện nay cung cấp giải pháp DocuWare – giải pháp quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc, ra đời từ năm 1988. Giải pháp DocuWare cho phép doanh nghiệp số hóa tài liệu, quản lý và làm việc với các dữ liệu kinh doanh với tiêu chuẩn bảo mật quốc tế trên đám mây, tại máy chủ công ty hoặc kết hợp cả hai. Từ đó, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa các quy trình làm việc hiện tại một cách nhanh chóng, tập trung vào các nền tảng cốt lõi và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

VỀ DOCUWARE

Liên hệ