SOP là gì? 5 bước xây dựng và hoàn thiện quy trình thao tác chuẩn SOP mà bạn nên biết

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu SOP là gì, các bước xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP là gì nhé!

1. SOP là gì?

SOP trong tiếng Anh là viết tắt của Standard Operating Procedure, dịch ra nghĩa là Quy trình thao tác chuẩn.

Hiểu đơn giản, SOP là một hệ thống gồm các quy trình được tạo ra nhằm mục đích hướng dẫn nhân viên thực hiện/áp dụng theo. Tất cả mọi người đều phải tuân thủ SOP để hạn chế tối đa sai sót.

SOP được dùng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, từ kinh doanh, y tế, hàng không, khách sạn, nhà hàng,… lẫn quân sự.

2. Một số định nghĩa khác liên quan đến SOP

Để hiểu hơn SOP là gì, các bạn cần tham khảo các ngữ cảnh khác nhau như:

SOP là gì trong sản xuất?

Bạn có biết trong sản xuất SOP là gì không? Đó là hệ thống quy trình được lập ra để đảm bảo mọi hoạt động trong quá trình sản xuất, cung ứng dịch vụ được diễn ra trơn tru, đúng chuẩn mực đã quy định và đạt chất lượng tốt nhất. Ví dụ: Mấy giờ bắt đầu làm việc, mấy giờ tắt đèn.

SOP là gì trong ngành Dược?

Trong ngành Dược, SOP cũng là quy trình hay thao tác chuẩn. Đơn cử, SOP sẽ được văn bản hóa rõ ràng về các nội dung như: Trình tự, thao tác hoạt động, quá trình mua, bán dược phẩm… sao cho kết quả cuối cùng luôn tốt nhất (doanh số bán ra luôn cao).

SOP là gì trong xuất, nhập khẩu?

Trong xuất, nhập khẩu, SOP là hệ thống quy trình thao tác chuẩn cho nhân viên. Chẳng hạn, SOP quy định cách vận chuyển/đóng gói/lưu kho/bảo quản hàng hóa ra sao, từ đó đảm bảo chất lượng tốt nhất trong suốt quá trình sản xuất đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng.

3. Lợi ích khi sử dụng quy trình thao tác chuẩn SOP

Để hiểu rõ hơn SOP là gì, bạn cần nắm được những lợi ích của nó như:

• Giúp doanh nghiệp/công ty hoạt động có khoa học hơn, từ đó nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc.
• Giúp người lao động hình thành thói quen làm việc chặt chẽ, tuân theo quy trình chung.
• Nhân viên mới dễ hiểu được cách thức làm việc hơn.
• Hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra, hạn chế việc lãng phí các nguồn tài nguyên.

Bên cạnh đó, một công ty xây dựng quy trình chuẩn SOP còn cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty đó nữa.

4. Làm sao để xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP?

Về cơ bản, một quy trình thao tác chuẩn SOP gồm các bước sau:

• Bước 1: Lập danh sách các quy trình, các thao tác trong công việc.
• Bước 2: Lập kế hoạch cho SOP.
• Bước 3: Trao đổi, hướng dẫn SOP cho nhân viên.
• Bước 4: Ghi chú xem xét quá trình thực hiện SOP là gì.
• Bước 5: Thường xuyên cập nhật SOP.

Tất nhiên, trước khi tiến hành các bước trên thì bạn cần phải nắm được SOP là gì. Bên cạnh đó, việc xây dựng quy trình SOP cần lưu ý một số nội dung:

• SOP cần quy định về tất cả các đầu việc.
• Nội dung SOP cần rõ ràng, ai cũng có thể hiểu SOP là gì để áp dụng và thực hiện.
• Đôi lúc, SOP vẫn có thể thay đổi linh hoạt sao cho phù hợp với từng bộ phận, phòng ban.

5. Hướng dẫn vận hành quy trình chuẩn SOP

Để áp dụng SOP hiệu quả, không chỉ nhân viên mà cả với cấp quản lý đều phải nắm được SOP là gì và chú ý:

Đối với cấp quản lý

Nhà quản lý cần nắm rõ được SOP là gì, để từ đó có thể hướng dẫn, chỉ đạo cấp dưới tốt hơn. Họ cũng cần biết lắng nghe ý kiến từ các nhân viên để không ngừng hoàn thiện và cải tiến quy trình SOP.

Đối với nhân viên

Nhân viên cần phải hiểu rõ quy trình SOP là gì, có ý thức tự giác và tuân thủ SOP để đảm bảo hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Ngoài ra, nhân viên hoàn toàn có thể phát hiện ra sai sót của SOP là gì, hạn chế trong khi xây dựng SOP là gì. Từ đó, họ có thể góp ý và đề xuất các giải pháp cho cấp trên để cải tiến SOP tốt hơn.

Tạm kết

SOP là thuật ngữ mà bất kỳ ai cũng nên nắm được và hiểu rõ. Nếu nhân viên chưa thực sự hiểu về SOP là gì, cấp quản lý cũng cần quan tâm và phổ cập để cho họ nắm được, từ đó làm việc tốt hơn.

Biết được SOP là gì, bạn cũng nên sắm cho mình một chiếc laptop để làm việc tốt hơn. Ở FPT Shop đang có nhiều mẫu laptop giá đẹp và cấu hình cực mạnh. Xem các sản phẩm laptop giá tốt nhất tại đây.

Máy tính xách tay.

Hy vọng qua bài viết, các bạn đã biết được SOP là gì, các bước xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP là gì rồi nhé!

Xem thêm:

Manager là gì? Những công việc và kỹ năng để trở thành Manager chuyên nghiệp

Gợi ý 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay cho dân văn phòng