Quy tắc 5s là gì? Ứng dụng 5s trong hoạt động doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vận hành kho là một khâu quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng quy tắc 5s để tối năng suất. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

Giải thích thuật ngữ “quy tắc 5s”?

Thuật ngữ “Quy tắc 5s” đối với nhiều người không quá xa lạ. Quy tắc này được áp dụng rộng rãi trong phần đông doanh nghiệp trong nước nhằm tăng năng suất lao động.

Định nghĩa quy tắc 5S

Quy tắc 5s là nền tảng quy tắc cơ bản có nguồn gốc từ Nhật Bản. Quan điểm làm việc trong môi trường lành mạnh, sạch đẹp, tiện nghi sẽ giúp tinh thần của người lao động thoải mái từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng nhằm đem lại hiệu quả hệ thống quản lý.

5s với hàm ý viết tắt chữ cái đầu của 5 từ trong tiếng Nhật. Cụ thể như sau:

  1. Seiri – Sàng lọc

Bước đầu tiên này được đánh giá là quan trọng nhất trong quy tắc 5s trong sản xuất. Nội dung chính của của bước này là phân loại, sắp xếp có tổ chức các trang thiết bị, cơ sở vật chất. Những thứ không cần thiết có thể bán đi hoặc tái sử dụng. Bên cạnh đó, những thứ không cần thiết tại nơi làm việc sẽ được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết. Việc này sẽ được tiến hành định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

  1. Seiton – Sắp xếp

Ở bước này yêu cầu các vật dụng được tổ chức sắp xếp với 4 tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Các vật dụng làm việc, bán thành phẩm nguyên vật liệu, hàng hóa được bố trí khoa học giúp tăng hiệu quả sử dụng.

Với phương pháp này loại vật dụng trong nơi làm việc có vị trí quy định riêng. Sẽ có những dấu hiệu nhận biết để xác định được vị trí đó. Một khi đã áp dụng điều này thì phải áp dụng triệt để.

  1. Seiso – Sạch sẽ

Môi trường làm việc sạch sẽ được thường xuyên lau chùi sẽ giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện năng suất lao động. Máy móc được lau chùi, vệ sinh đúng cách sẽ tăng tuổi thọ, hoạt động bền bỉ hơn.

Khu vực làm việc thường xuyên được vệ sinh thông qua các hoạt động tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày. Điều này nhằm giảm thiểu rủi ro và tai nạn lao động cũng như nâng cao tính chính xác của máy móc khi hoạt động. Mọi khu vực trong nơi làm việc luôn được đảm bảo vệ sinh, mỹ quan sạch sẽ.

  1. Seiketsu – Săn sóc

Bước 4 của nguyên tắc 5S là sự duy trì và nâng cao của 3 bước trước đó. Các quy định trước sẽ được thực hiện chuẩn hóa một cách có hệ thống. Người áp dụng sẽ đưa ra những quy tắc để kiểm soát quá trình thực hiện. Đây sẽ là tiền đề giúp quy tắc 5s được vận hành hiệu quả. Các bước thực hiện đều được kiểm tra giám sát kỹ lưỡng. Lựa chọn phát triển bước 4 sẽ sẽ giúp cải tiến hiệu quả và đạt tới tiêu chuẩn đề ra. Mỗi cá nhân tại từng vị trí việc làm sẽ được nêu rõ phạm vi trách nhiệm từ đó cụ thể hóa cách thức và tần suất triển khai. Ở bước này trách nhiệm tập thể và tuân theo của cán bộ nhân viên sẽ được rèn luyện và bộc lộ rõ nét.

  1. Shitsuke – sẵn sàng

Bước cuối cùng là bước khó khăn nhất. Bạn sẽ phải tuân thủ nghiêm ngặt và thực hiện các quy định một cách tự giác hoàn toàn mà không có bất kỳ ai nhắc nhở. Đây là tiền đề giúp hình thành thói quen tốt giúp ích rất nhiều trong cuộc sống mỗi người.

Trải qua bước 5, mỗi cá nhân sẽ rèn luyện được thói quen, nề nếp, tác phong của một nhân viên mẫu mực. Ý thức tự giác của mỗi người lao động sẽ được bộc lộ qua bước này.

Nếu không nhìn ra được tầm quan trọng và sự cần thiết của quy tắc 5S trong sản xuất thì người lao động khó có thể chủ động kết hợp những điều kể trên. Muốn tạo đột phá trong việc cải thiện năng suất lao động doanh nghiệp, việc nâng cao nhận thức mỗi nhân viên rất quan trọng.

Nguồn gốc của quy tắc 5s

Vào thế kỷ XX, tập đoàn Toyota là nơi tạo ra quy tắc 5S hiện được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp bên ngoài lãnh thổ Nhật. Đây là niềm tự hào của nước Nhật và nền sản xuất hàng đầu thế giới. Dựa vào thực tiễn áp dụng lâu dài và hiệu quả thu được 5s được đánh giá là phương pháp góp phần đáng kể trong việc cải thiện năng suất lao động.

Đất nước mặt trời mọc Nhật Bản không phải là nơi sinh ra của những cỗ máy kỹ thuật hiện đại. Tuy nhiên nơi đây lại nổi tiếng với những quy tắc kỷ luật trong môi trường làm việc. Người Nhật luôn ý thức cao độ về trách nhiệm và đã được xây dựng tính tự giác hoàn thành tốt công việc của bản thân từ khi còn rất nhỏ.

Người Nhật quan niệm rằng người lao động chỉ thực sự cống hiến nếu họ coi công việc đó là công việc của chính bản thân họ. Vì vậy các nhà điều hành quản lý tại các công sở Nhật Bản luôn cố gắng soi dậy ý thức này trong mỗi công nhân.

Tại sao doanh nghiệp SME nên áp dụng quy tắc 5s trong các hoạt động?

Các doanh nghiệp SME chiếm đa số tại thị trường Việt Nam hiện nay. Nhiều chuyên gia nhận định quy tắc 5s có tác dụng tác động lớn trong việc vận hành các doanh nghiệp này. Sau đây lý do tại sao nên áp dụng quy tắc 5S trong hoạt động:

  • Có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Áp dụng với mọi lĩnh vực của doanh nghiệp như: sản xuất, thương mại, dịch vụ.
  • Đơn giản, dễ áp dụng, không đòi hỏi các thuật ngữ khó.

Các vấn đề mà doanh nghiệp hiện nay thường xuyên phải đối mặt có thể kể đến như: nhiều thứ không cần thiết không được sắp xếp gọn gàng, mất nhiều thời gian tìm kiếm đồ vật, làm ảnh hưởng đến hoạt động khác trong môi trường làm việc, lãng phí thời gian và công sức trong phần lớn công việc, sai sót trong công việc tồn tại kéo dài. Kho chứa nhiều hàng nguyên liệu, bán thành phẩm tồn làm mất thời gian xếp dỡ. Cơ sở vật chất, trang thiết bị sản xuất bám bẩn, máy móc bỏ không, hoặc hoạt động kém hiệu quả. Nhà xưởng, nơi làm việc không được vệ sinh thường xuyên gây ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động. Nơi làm việc không đảm bảo an toàn, tiềm ẩn nguy cơ tai nạn, sự cố xảy ra. Tinh thần làm việc và tự hào về công việc của nhân viên kém.

Ứng dụng 5s trong doanh nghiệp giúp đưa ra nhiều hướng đi mới trong việc giải quyết những vướng mắc và khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải.

Ứng dụng quy tắc 5s trong mỗi lĩnh vực của doanh nghiệp

Môi trường doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích gì khi ứng dụng nguyên tắc 5s? Quy tắc được sử dụng trong thực tế có hiệu quả ra sao?

Quản lý kho hàng

Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn áp dụng quy tắc 5S trong việc quản lý và vận hành kho hàng. Những lợi ích nhận được khi áp dụng có thể kể đến như:

  • Hàng hóa trong kho được quản lý chặt chẽ, tránh tối đa thất thoát.
  • Hoạt động xuất nhập hàng được đảm bảo cân đối cùng việc kinh doanh chủ động hơn.
  • Năng suất lao động tăng lên đáng kể.
  • Tiết kiệm chi phí logistics cho doanh nghiệp.
  • Môi trường làm việc luôn được đảm bảo sạch sẽ, chuyên nghiệp, không gây ảnh hưởng xấu đến sức khỏe nhân viên.
  • Tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên được cải thiện rõ rệt.

Quản lý nhân sự

Áp dụng quy tắc 5S trong môi trường làm việc có tác dụng to lớn trong việc quản lý nhân sự. Nhân viên làm việc trong môi trường được áp dụng quy tắc sẽ hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả làm việc cao. Những tác động của của 5s đối với nhân sự là:

  • Xây dựng ý thức không ngừng cải tiến cho đội ngũ nhân viên tại nơi làm việc.
  • Xây dựng tinh thần đồng đội, làm việc nhóm giữa các nhân viên.
  • Nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và quản lý thông qua các hoạt động thực tiễn

Quy tắc 5s ra đời từ nền sản xuất Nhật Bản, xuất phát từ quan điểm làm việc trong môi trường sạch sẽ, tiện nghi sẽ giúp nâng cao năng suất lao động. Nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã áp dụng phương pháp này. Những tác động to lớn đã được kiểm chứng trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, giá trị sản phẩm hướng đến lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp trong thời gian dài.