Confirm là gì? Những yếu tố cần lưu ý khi viết thư confirm để chuyên nghiệp và hiệu quả

Confirm là từ ngữ được sử dụng khá phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy vào mục đích thể hiện hay trường hợp sử dụng mà confirm có thể được hiểu theo nhiều cách. Từ confirm khi được dùng trong công việc thường xuất hiện nhiều dưới dạng thư hoặc email confirm. Tuy được dùng nhiều nhưng không phải ai cũng biết confirm là gì hay cách để viết một bức thư confirm sao cho chuyên nghiệp. Nếu bạn cũng có cùng thắc mắc thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây để biết confirm là gì nhé!

Confirm là gì?

Định nghĩa confirm

Để biết được confirm là gì thì trước hết ta cần nhìn qua một vài nét nghĩa thông dụng của từ confirm. “Confirm” là một động từ tiếng Anh và thường được dùng thông dụng với những nhóm nghĩa sau:

• xác nhận; chứng thực
• thừa nhận; phê chuẩn

Trường hợp sử dụng confirm

Confirm được dùng trong nhiều hoàn cảnh và cho nhiều mục đích sử dụng. Vậy những trường hợp hay sử dụng confirm là gì? Bạn có thể đã bắt gặp từ confirm trong cuộc sống hàng ngày như:

• Confirm password: Xác nhận mật khẩu. Những khi bạn lập một tài khoản hay muốn thay đổi mật khẩu của tài khoản thì trang web đều sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu 2 lần. Lần nhập thứ 2 được dùng với mục đích xác nhận lại mật khẩu. Cách làm này giúp đảm bảo mật khẩu bạn nhập lần thứ nhất không bị sai so với ý định của bạn, vì thông thường mật khẩu sẽ được mã hóa bằng dấu *** chứ không hiện ký tự.
• Confirm your email address: Xác nhận lại địa chỉ email của bạn. Trong trường hợp bạn lập một tài khoản mạng xã hội có liên kết với địa chỉ email của mình thì trang mạng xã hội đó thường sẽ yêu cầu bạn xác nhận lại địa chỉ email. Để xác nhận lại địa chỉ email, bạn cần truy cập email, tìm thư xác nhận của trang mạng và thực hiện theo các bước hướng dẫn trong email để xác nhận. Việc xác nhận địa chỉ email giúp đảm bảo tài khoản bạn lập là tài khoản chính chủ và cũng là phương thức để bạn có thể bảo vệ tài khoản của mình phòng trường hợp có sự cố xảy ra.
• Thư (hoặc email) confirm: Đây là thư (hoặc email) mà bạn dùng để xác nhận thông tin với một bên khác, có thể là khách hàng, cấp trên, hay đồng nghiệp. Thư confirm đóng vai trò là bằng chứng ghi lại những phản hồi đồng ý hoặc từ chối với thông tin mà bên gửi cần bạn xác nhận, hoặc cung cấp thêm thông tin cần xác nhận dưới dạng văn bản. Trong trường hợp nhà tuyển dụng gửi thư phỏng vấn đến bạn và yêu cầu bạn gửi lại email xác nhận, nghĩa là bạn cần phản hồi lại với nhà tuyển dụng rằng bạn có xác nhận tham gia buổi phỏng vấn hay không, hay bạn có muốn thay đổi gì về thời gian, địa điểm đã xác định trong thư hay không?

Cách viết thư confirm hiệu quả

Dù thư confirm được sử dụng thông dụng và phổ biến trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, không phải ai cũng biết cách viết thư confirm sao cho hiệu quả. Hãy cùng tham khảo qua một vài lưu ý và cách viết thư confirm dưới đây để rút ra cho mình những chi tiết hay ho nhé!

Cần lưu ý gì khi viết thư confirm

Thư xác nhận thường được sử dụng bởi cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp mỗi ngày để phục vụ một số mục đích khác nhau. Thư xác nhận đóng vai trò xác nhận, phê chuẩn một thỏa thuận trước đó hoặc để xác minh lại một thông tin nhất định.

Một nhà tuyển dụng có thể gửi đến người xin việc thư xác nhận thời gian và địa điểm của một cuộc phỏng vấn. Ngược lại, người nộp đơn xin việc cần trả lời lại bằng thư xác nhận để xác nhận rằng họ sẽ tham dự cuộc phỏng vấn. Trong trường hợp khác, quản lý có thể gửi thư xác nhận cho nhân viên để xác nhận một nhiệm vụ họ đang thực hiện.

Là một phương tiện quan trọng và được dùng hàng ngày, nên khi viết thư confirm, bạn sẽ cần phải lưu ý một số điều. Cùng xem điều cần lưu ý khi viết thư confirm là gì!

1. Câu từ

Làm việc dưới dạng văn bản thì chắc chắn câu từ là một yếu tố vô cùng quan trọng giúp truyền tải được đúng thông điệp và còn đảm bảo độ chuyên nghiệp của một bức thư. Vì thế, trước khi gửi thư confirm, hoặc bất kỳ văn bản trang trọng nào, bạn cũng cần phải đọc lại và chỉnh sửa thư cho chính xác, đặc biệt là thư có nội dung liên quan đến thỏa thuận trong kinh doanh. Để có một lá thư chuyên nghiệp thì lỗi chính tả là điều tối kỵ, cùng với các lỗi như thiếu từ, sử dụng sai từ, sai ngữ pháp, dấu câu và nhiều vấn đề chữ viết khác cũng cần phải được hạn chế tối đa. Một lá thư được trau chuốt kỹ lưỡng đã phần nào thể hiện được sự cẩn thận và chuyên nghiệp của bạn.

2. Giấy in

Thông thường, nếu cần xác nhận thư kinh doanh, bạn nên sử dụng giấy có in logo của công ty để thể hiện sự chuyên nghiệp. Trong trường hợp thư không liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, bạn cũng nên in thư trên giấy chuẩn. Với các lá thư thương mại, nếu không confirm qua email, bạn có thể đánh máy thư confirm và in ra giấy để gửi đi, hạn chế viết tay. Ngoài ra, sử dụng máy in hoạt động tốt và còn đủ mực in sẽ giúp thư in ra được đẹp mắt hơn đấy!

3. Phông chữ và căn lề

Có một vài quy tắc về phông chữ và cách căn lề khi viết thư confirm hoặc bất kỳ lá thư trang trọng nào mà bạn cần nhớ. Đó là bạn nên sử dụng các phông chữ như Arial hoặc Times New Roman, kích thước chữ khoảng 12-14 và không có gạch chân, in nghiêng hay in đậm. Phần lề được căn chỉnh khoảng 2.5cm.

Để tăng thêm sự chuyên nghiệp và ấn tượng với người nhận, bạn cũng có thể dùng định dạng khối. Khi đó, các đoạn trong văn bản sẽ cách nhau một dòng, dòng đầu tiên không lùi vào trong và lá thư được định dạng cách dòng đơn.

4. Ngắn gọn và rõ ràng

Thư confirm thường ngắn và súc tích, chỉ đề xác nhận lại thông tin hoặc cung cấp thêm thông tin. Vì vậy, bạn không nên viết thư confirm quá dài, cũng như tránh thể hiện quá nhiều cảm xúc và dùng nhiều cụm từ không cần thiết. Nội dung của bức thư confirm cần bám sát vào điều mà bạn cần xác nhận, kèm theo những thông tin quan trọng mà bạn muốn bổ sung hoặc xác nhận lại.

5. Lịch sự và trang trọng

Hầu hết thư confirm đều mang tính trang trọng chứ không mang tính cá nhân. Nếu là thư gửi đến người thân hay bạn bè thân thiết, bạn có thể viết kiểu gần gũi, thân mật. Còn khi không chắc phải viết thế nào thì hãy viết thư theo một cách lịch sự. Ví dụ, khi muốn thể hiện sự cảm kích hay sự vui mừng vì nhận được thư mời phỏng vấn, bạn có thể phản hồi bằng câu: “Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn này”.

Cách viết thư confirm hiệu quả

1. In bằng giấy có sẵn logo công ty

Như đã nhắc đến trước đó, nếu là các nội dung kinh doanh thì bạn nên dùng giấy in sẵn logo của công ty. Như vậy, bức thư confirm của bạn sẽ là văn bản chính thức của công ty. Nếu viết thư confirm với tư cách cá nhân hoặc thư viết về vấn đề cá nhân nhưng gửi đến công ty thì vẫn cần chú ý dùng giấy chuẩn để in và hạn chế viết tay.

2. Lời mở đầu

Mở đầu bất kỳ lá thư nào, dù trang trọng hay thân thiết, thì vẫn luôn có lời chào để mở đầu cho bức thư. Khi viết thư confirm cũng vậy, hãy sử dụng lời chào mở đầu sao cho thích hợp với tên cũng như chức vụ của người nhận. Ví dụ: Kính gửi Anh/Chị/Ông/Bà cùng tên của người nhận (nếu đó là người Việt) hoặc họ của người nhận (nếu là người nước ngoài).

3. Thông tin cần xác nhận

Thư confirm cần theo sát và làm rõ vấn đề cần xác nhận nên hãy nói rõ vấn đề trong thư chứ không cần dùng nhiều câu trao đổi làm quen. Hãy đi thẳng vào các thông tin mà bạn cần phải xác nhận: thời gian, địa điểm, thông tin cụ thể,… Nếu là thư confirm đơn hàng thì hãy viết rõ đơn hàng nhận được là gì, thời gian nhận cũng như số lượng.

4. Các vấn đề khác cần xác nhận

Trong phần tiếp theo của thư, bạn có thể đề cập đến các vấn đề liên quan khác như tiền bạc, những điều khoản hay bất kỳ các vấn đề khác cần confirm. Thư confirm còn có thể gồm thông tin như trách nhiệm với công việc hoặc danh sách những công việc còn tồn đọng.

Việc nhắc lại các thông tin cần xác nhận là vô cùng cần thiết để đảm bảo không có sự hiểu nhầm nào từ hai bên. Thư confirm không chỉ có vai trò xác nhận thông tin mà còn là bằng chứng, là văn bản lưu trữ quá trình trao đổi giữa hai bên nếu có trường hợp xảy ra tranh chấp.

5. Kết thư

Đừng quên một lời cảm ơn trước khi kết thư. Sau đó là ký tên và ghi đầy đủ tên của bạn.

Cách viết email confirm phỏng vấn tiếng Anh

Cách xác nhận lời mời phỏng vấn

Khi bạn nhận thư mời đến buổi phỏng vấn từ công ty bạn nộp hồ sơ thì chứng tỏ rằng bạn đã có cơ hội được trao đổi sâu hơn trước khi vào làm việc tại công ty mà bạn muốn. Nếu ứng tuyển vị trí cần tiếng Anh, phòng nhân sự thường sẽ gửi đến bạn thư mời bằng tiếng Anh và cũng sẽ mong chờ nhận được thư phản hồi bằng tiếng Anh từ bạn. Cách xác nhận phỏng vấn thật ra không khó nhưng nếu không chú ý bạn sẽ có thể bị mất điểm trong mắt bên tuyển dụng. Khi viết email xác nhận, bạn nên phản hồi một cách đầy đủ cũng như ngắn gọn và dễ hiểu nhất.

• Lời mở đầu:

Dear… (tên nhà tuyển dụng hoặc tên người gửi thư mời đến bạn),

• Nội dung email:

Thank you very much for the invitation to interview for the (Vị trí bạn ứng tuyển) position at (Công ty bạn ứng tuyển).

I’m very much looking forward to our conversation, scheduled for (Ngày tháng mà nhà tuyển dụng đã gửi đến).

If I can provide you with any further information prior to the interview please let me know.

• Kết thư:

Yours sincerely,

Họ tên đầy đủ của bạn

Lưu ý khi viết email confirm phỏng vấn

Chào hỏi

Lời chào tuy chỉ là chi tiết nhỏ nhưng là yếu tố quan trọng cần có ở mọi bức thư, nếu thiếu có thể sẽ làm bạn mất điểm nên đừng bao giờ quên lời chào nhé. Khi chào, bạn không cần phải nhắc nhiều đến nhà tuyển dụng mà chỉ cần dùng Dear… là được.

Xác nhận

Vì đây là thư mời nên bạn chỉ cần xác nhận có tham gia buổi phỏng vấn hay không. Câu trả lời của bạn cần rõ ràng và đi thẳng vào trọng tâm. Đồng thời, cũng cần xác nhận lại thời gian buổi phỏng vấn hoặc nếu bạn không thể dự vào thời gian được mời thì hãy đưa ra một thời gian khác. Bạn cũng có thể bày tỏ sự cảm kích và mong đợi của mình với cuộc phỏng vấn.

Thời gian trả lời thư mời

Bạn cần đảm bảo phản hồi lời mời trong vòng 24 tiếng từ khi nhận được lời mời từ công ty. Đối với bạn, bạn chỉ phỏng vấn một vài công ty, nhưng công ty thì có thể phỏng vấn đến hàng trăm người mỗi ngày. Vì thế, đừng phản hồi lời mời quá muộn để công ty chưa quên mất bạn là ai hay quên các thông tin của bạn. Thời gian phản hồi thư cũng thể hiện tác phong làm việc của bạn có nhanh nhẹn và chuyên nghiệp hay không.

Cách từ chối lời mời phỏng vấn

Bạn có thể viết thư từ chối tương tự mẫu email confirm ở phía trên nhưng thay vì đồng ý thì bạn sẽ đưa ra lý do từ chối. Lưu ý, bạn cần giải thích lý do từ chối một cách thật khéo léo để thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng và cũng đừng quên thể hiện sự mong muốn được hợp tác cùng công ty trong tương lai.

Tạm kết

Trên đây là giải đáp cho câu hỏi “Confirm là gì?” và hướng dẫn cách để viết một bức thư confirm chuyên nghiệp và hiệu quả. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã biết được confirm là gì và làm thế nào để viết thư confirm.

Nếu bạn có nhu cầu in thư confirm tại nhà để gửi cho công ty hoặc đang tìm kiếm thiết bị in ấn cho cơ sở kinh doanh của mình thì chiếc máy in chất lượng là một công cụ vô cùng cần thiết. Hãy truy cập ngay FPT Shop để lựa chọn cho mình chiếc máy in chính hãng cùng mẫu mã đa dạng.

Xem thêm:

• Email là gì? Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập tài khoản Gmail nhanh chóng, đơn giản
• Email Hosting là gì? Lợi ích của việc sử dụng Email Hosting